makalah sistem akuntansi komputer

Sistem Akuntansi Komputer
Program MYOB Accounting


Disusun untuk Melengkapi Tugas Akhir Semester Ganjil Mata Kuliah Pengantar Akuntansi 1






Disusun Oleh:
Amalia Rizqie DS
Yesi Ayu



JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS WISNUWARDHANA
MALANG
2011

ABSTRAK
Sistem akuntansi komputer merupakan sistem kelanjutan dari sistem akuntansi manual dan letak perbedaannya terdapat pada cara pemakaian dan perangkat yang digunakan. Secara keseluruhan sistem akuntansi dengan komputer dinilai memang lebih cepat dan efisien daripada sistem akuntansi manual. Juga tingkat kesalahan bisa dipertipis dan bisa mempercepat langkah kinerja pegawai. Terdapat beberapa perangkat-perangkat komputer yang diperkenalkan terlebih dahulu, yaitu perangkat hardware, software, dan brainware. Diantara ketiga perangkat utama ini terdapat perangkat-perangkat pendukungnya. Yaitu monitor, printer, flash disk, dan CPU. Dan juga terdapat perangkat lunak pendukung sistem akuntansi yang sudah diperkenalkan didunia akuntansi, khususnya di dunia SMK, yaitu program MYOB yanng penggunaannya lebih mudah dan sederhana. Program MYOB juga sudah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang akuntansi, administrasi dan sistem keuangan lainnya.



















PENDAHULUAN
Sistem akuntansi komputer adalah sistem akuntansi yang pengaplikasiannya menggunakan komputer. Sehingga banyak keuntungan dan manfaat yang diperoleh jika dibandingkan dengan sistem akuntansi manual atau menggunakan tenaga kerja manusia. Saat ini sudah banyak perusahaan-perusahaan besar maupun kecil yang menggunakan sistem akuntansi komputer ini karena memang terbukti lebih cepat dan praktis. Juga lebih cermat. Selain lebih cepat, kelebihan sistem akuntansi menggunakan komputer ini juga lebih cermat, tingkat kesalahan yang bisa terjadi dapat diminimalisir sebab jika terdapat salah satu akun yang tidak sesuai dengan ayat jurnal maka akun tersebut tidak bisa masuk atau akan terjadi error.
Namun sebelumnya, alangkah baiknya jika kita mengetahui apa sistem komputer itu dan perangkat-perangkat yang menyertainya.
Sistem komputer adalah sebuah kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak, komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi, dan prosedur pemrosesan. Jika diterjemahkan satu per satu, maka :
Komputer adalah serangkaian ataupun sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem yang rapi dan teliti. Akuntansi adalah suatu seni pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdayaguna dan dalam bentuk satuan uang, dan penginterprestasian hasil proses. Komputer Akuntansi adalah, suatu seni dengan menggunakan alat bantu komputer untuk melakukan pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdayaguna dan dalam bentuk satuan uang, dan peng-interprestasian hasil proses.
Perangkat-perangkat komputer, yaitu:
1. Perangkat keras (Hardware)
Perangkat keras adalah bagian peralatan yang secara kolektif dianggap komputer. Bagian ini termasuk perangkat masukan (input devices) yaitu disk drive dan keyboard, CPU (Central Processing Unit) atau Unit Pusat Pengolah Data yang merupakan otak komputer dan perangkat keluaran (output devices) yaitu monitor, printer, dan disk drive.
Perangkat masukan atau input devices digunakan untuk memberi instruksi dan data kepada komputer. Contohnya yaitu keyboard yang digunakan untuk mengetikkan perintah kepada komputer dan disk drive yang bisa digunakan untuk menyimpan data-data. Contohnya yaitu flash disk dan floppy disk atau disket. Juga sudah terdapat CD-Room.
CPU atau Pusat Pengolahan Data merupakan “otak” suatu komputer. CPU melakukan perintah-perintah yang diperintahkan oleh brainware atau pengguna komputer, dan melakukan operasi-operasi penghitungan dan logika serta mengawasi komponen sistem-sistem lainnya.
Perangkat keluaran atau output devices memberikan informasi yang kita butuhkan komputer melalui perangkat-perangkat diantaranya monitor yang mirip dengan layar televisi dan printer yang digunakan untuk mencetak informasi setelah informasi tersebut diketik di keyboard. Contoh hasil cetakan yaitu misalnya neraca, laporan rugi-laba, cek gaji, dan faktur yang akan dikirim kepada konsumen.
2. Perangkat lunak (Software) akuntansi
Perangkat lunak barangkali adalah bagian yang paling penting dari sistem akuntansi komputer. Karena secanggih apapun komputernya, jika tidak menggunakan software yang tepat maka akan menyebabkan kineja komputer kurang efektif dan efisien. Software-software akuntansi biasanya diperjual-belikan dalam bentuk modul yang tiap modul berisi bidang pencatatan akuntansi tertentu, seperti: buku besar (general ledger), piutang dagang, utang dagang, persediaan, dan penggajian.
3. Pemakai atau pengguna komputer (Brainware).
Dalam hal ini bisa disebut sebagai tenaga kerja manusia yang menggerakkan seluruh sistem komputer ini. Tanpa pemakai, seluruh hardware dan software yang ada tidak ada gunanya sama sekali.










PEMBAHASAN
Sistem akuntansi komputer ini memiliki banyak keunggulan jika dibandingkan dengan sistem akuntansi manual, yaitu:
1) Kecepatan
Sistem komputer dapat menghasilkan informasi yang jauh lebih cepat bila dibandingkan dengan sistem manual, karena komputer dapat melaksanakan pekerjaan pada saat yang bersamaan.
2) Volume hasil
Sebagai akibat proses pengerjaan yang cepat, maka volume transaksi yang dapat diolah menjadi jauh lebih banyak, dan volume hasil yang dapat diperoleh juga semakin banyak.
3) Pencegahan kekeliruan
Tingkat ketelitian komputer, jauh lebih tinggi daripada ketelitian manusia. Oleh karena itu pemakaian komputer akan sangat banyak mengurangi kekeliruan. Selain itu sistem komputer juga dilengkapi dengan berbagai cara untuk mencegah terjadinya kekeliruan. Sebagai contoh, komputer akan menolak bila dimasuki ayat jurnal yang tidak seimbang.
4) Posting otomatis
Bila kita menggunakan sistem akuntansi dengan komputer, maka posting akan dilakukan secara otomatis. Hal ini akan sangat mengurangi pekerjaan pembukuan. Pemakaian komputer menjamin posting dilakukann dengan tepat karena tingkat ketelitian yang tinggi. Komputer juga dapat mencegah terjadinya pembukuan ganda, pembukuan kedalam rekening yang salah, pendebetan yang dibukukan menjadi pengkreditan atau sebaliknya dan pembukuan dengan jumlah yang salah.
5) Penyusunan laporan otomatis
Dalam sistem akuntansi dengan komputer, laporan-laporan dikerjakan secara otomatis. Komputer dapat melakukan proses penjurnalan, posting, penyusunan laporan keuangan dan laporan-laporan khusus untuk manajemen secara otomatis.
6) Pencetakan dokumen otomatis
Sistem komputerisasi dapat mengerjakan berbagai dokumen yang digunakan dalam perusahaan, seperti: faktur laporan piutang bulanan, cek gaji dan laporan pendapatan karyawan.
Karakteristik Akuntansi Sistem Akuntansi Komputer (Sumber : Mukhlizul Hamdi, SE, MSi. Ak) :
• Menghasilkan buku besar yang berfungsi sebagai gudang data
• Pemakai informatika akuntansi terdapat memanfaatkan informasi akuntansi dengan akses secara langsung ke shared database
• Menghasilkan informasi dan Laporan keuangan multidimensi
• Data akunting dicatat dalam buku besar dan buku pembantu yang di selenggarakan secara elektronik dalam bentuk shared database
• Informasi dapat ditampilkan secara visual screen maunpun print-out.
• Sangat mengandalkan pada berfungsinya kapabilitas perangkat keras dan perangkat lunak
• Jejak audit dalam sistem informasi akuntansi komputer menjadi tidak terlihat
• Mengurangi keterlibatan manusia
• Mengubah kekeliruan yang bersifat acak kekeliruan yang bersistem
• Rentan tehadap akses tanpa izin
• Menimbulkan risiko kehilangan data
• Menuntut pengintegrasian fungsi
• Menghilangkan sistem otorisasi tradisional
• Menuntut pengetahuan pekerja untuk menjalankan
MYOB Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
Ada beberapa alasan kenapa kita harus menggunakan software ini dalam perusahaan, antara lain :
1. Mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya berfiat sederhana dan berupa gambar – gambar untuk pemula pun akan sangat mudah untuk memahaminya.
2. Mempunyai kemampuan export data ke program excel, sehingga laporan nya bisa juga di cetak di program excel.
3. Dapat diterapkan untuk 105 jenis perusahaan yang disediakan.
4. Mempunyai laporan keuangan yang sangat banyak termasuk setting pajak serta menampilkan analisa dalam bentuk grafik.

MYOB ini berjalan dibawah sisitem operasi windows dan sebaiknya windows yang lebih tinggi seperti Vista, XP dan lain-lain.
Setelah di install di komputer, maka jalankan software aplikasi MYOB tersebut kemudian akan tampil pilihan:

1.Open berfungsi untuk membuka file yang sudah dibuat sebelumnya.
2.Create digunakan untuk merancang file yang baru.
3.Explore digunakan untuk membuat file dengan menggunakan contoh perusahaan yang disediakan oleh program
4.What’s New untuk melihat atau mencari informasi yang baru seputar program Myob
5.Exit berguna untuk keluar dari Program MYOB

Berikut ini adalah langkah-langkah menggunakan program Myob Accounting. Namun sebelumnya pastikan software sudah ter-install dengan benar.
1. Buka program Myob Accounting v 12
2. Pada kotak informasi klik tombol open your company file
3. Pada bagian look ini pilih drive di mana file disimpan
4. Pilih file dokumen dan klik tombol open
5. Akan tampil kotak dialog sign-on,kemudian klik ok
6. Klik pilihan enter later untuk menunda pengisian nomor registrasi selanjutnya klik tombol ok
7. Selanjutnya pada kotak dialog konfirmasi akan menunjukkan perifikasi data, klik tombol
no
8. Selanjutnya file akan tampil.

Langkah selanjutnya adalah membuat daftar saldo lalu memasukkan jumlahnya.
Dan untuk mengganti perkiraan maka lakukan langkah berikut:
1. Klik modul perkiraan (account), kemudian pilih account list
2. Pastikan tab asset dalam keadaan terpilih kemudian klik ganda pada perkiran assets, muncul kotak dialog edit account, ganti account name menjadi aktiva kemusian klik ok
3. Dengan mengulangi langkah diatas untuk hasil penggantian nama perkiraan lakukan untuk perkiraan lainnya.
4. Langkah terakhir adalah tutup jendela account list dengan tombol close

Dan untuk Membuat Nama Perkiraan
1. Buka jendela account list dengan klik modul perkiraan kemudian pilih naccount list
2. Ada klik tombol new bawah layar
3. Pastikan kelompok perkiraan anda adalah asset, kemudian kerikkan nomor perkiraan pada account number, selanjutnya tekan tombol tab, isi account name dengan nama perkiraan yang baru
4. Selesai klik tomol ok
5. Utnuk membuat nama perkiraan yang lain ikuti langkah diatas tadi
6. Langkah terakhir klik close

Selanjutnya Menghapus Perkiraan
1. Klik modul perkiraan, kemudian pilih account list
2. Setelah Setelah itu klik tanda panah yang terletak sebelah kiri nama perkiraan misal perkiraan undeposit Funds
3. Kemudian akan tampil kotak edit account, karena perkiraan yang dicontohkan perkiraan linked atau terhubung maka kita harus menggantikan posisi untuk perkiraan ini. Untuk itu klik tanda panah linked accounts for
4. Ubah nomor dan nama perkiraan dengan mengkil kolom isian tersebut
5. Kemudian kotal dialog tampil dan nama perkiraan tampil misalkan kita ingin menganti dengan perkiraan bank solo (1-1130), kemudian klik tombol use account
6. Selanjutnya klik yes pada kotak informasi
7. Klik Ok
8. Untuk menghapus klik menu edit kemudian delete account
9. Untuk menghapus nama perkiraan lain ikuti langkah diatas.
10. Klik close
2. 6. 1 Link Transaksi Perkiraan Buku Besar dan Kas/Bank
1. Klik setup, linked account, account & Banking accounts
2. Selanjutnya tampil kotak dialog yang mana anda akan mengisi nomor perkiraan yang menghubungkan perkiraan dan kas
3. Contoh kita akan mengganti nama perkiraan untuk perkiraan link pembayaran elektronik
4. Selanjutnya tampil kotak dialog pilih perkiraan Bank Permata, terakhir klik tombol use account
5. Pilih Yes
6. Lakukaan langkah diatas selanjutnya untuk mengganti perkiraan yang lain
7. Klik ok

2. 6. 2 Link Transaksi Perkiraan Penjualan
1. Klik setup, linked accounts, sales account
2. Sales linked accounts akan tampil
3. Isilah transaksi perkiraan penjualan untuk akun perkiraan untuk penerimaan piutang dengan bank permata
4. terakhir Klik Ok

2. 6. 3 Link Transaksi Perkiraan Pembelian
1. Klik menu setup, linked account, purchase account
2. Selanjutnya kotak dialog purchases linked accounts akan tampil
3. Selanjutnya ganti perkiraan untuk pembayaran hutnag ke link Bank Solo (1-1130)
4. Terakhir klik Ok

2. 7 Kode Pajak

2. 7. 1 Menghapus Kode Pajak
1. Klik list, tax code
2. Tax Code akan tampil
3. Pilih nama kode pajak yang akan dihapus, setelah itu kotak dialog akan tmapil, kemudian baris menu anda pilih menu edit delete tax code
4. Klik Ok
5. Klik close untuk menutup kotak dialog tax code list
6. Klik close untuk menutup pajak

2. 8 Daftar Persediaan

1. Modul Inventory, aktifkan kotak dialog item list
2. Klik tombol new
3. Kemudian isi A-001 pada kolom isian item number, klik tab isi stop map pada name
4. Aktifkan kotak periksa I buy this item, klik tombol drop down pada kotak expense account for tracking cost, untuk menampilan kotak select from list tekan tombol new
5. Kotak dialog edit account akan ditmapilkan, pastikan kolom account classification berisi cost of sales, jika tidak klik tombol drop down disebelahnya pilih cost of sales, isi nomor perkiraan 1000 pada kolom account number, tekan tab kemudian isi harga pokok penjualan pada kotak isian account name kemudian klik ok
6. Kemudian tampil kotak information klik tombol drop down pada kotak expense account for tracking cost pilih harga pokok penjualn dari kotak dialog select from list klik use account
7. Aktifkan kotak a sell this item, masukkan nomor perkiraan 4-1000 untuk perkiraan penjualan
8. Aktifkan kotak inventory this item jika barang tersebut akan dicatat dalam perkiraan persediaan. Masukkan no. perkiraan 1-1400 untuk perkiraan persediaan barang dagang pada kotak asset account for item inventory
9. Kli buying details, kotak dialog item information dalam tab buying details
10. Isi pack dalam kotak isian buying unit of measure, klik tab 2 kali kemudian isi PPN
11. Klik tab selling details isi Rp 30.000
12. Klik Ok
13. Klik Close

2. 8.1 Mengisi Harga Jual dan Jumlah Persediaan
1. Dalam modul inventory, aktifkan kotak dialog adjust inventory dengan menekan tombol adjust inventory
2. Isi tanggal transaksi 01/01/05 kemudian isi memo dengan persediaan awal barang
3. Klik tab 2 kali kemudian select from list
4. Pilih item misalnya StopMAp klik Use Item
5. Tekan tab kemudian isi jumlah persediaan yaitu 500 pack
6. Lalu masukkan item perunit Rp 25.000
7. Terakhir tekan tab 2 kali untuk mengisi nama perkiraan pada kotak dialog select from list, pada kolom look for isi nomor perkiraan 1-4000. Kemudian klik use account, nama perkiraan persediaan barang dagang
8. Apabila telah terisi semua klik record
9. Klik cancel

2. 9 Mencatat Saldo Awal

2. 9.1 Saldo Awal Perkiraan
1. Klik setup, balances, account opening balance
2. Ketik saldo untk perkiraan kas yaitu Rp 2.750.000 (tanpa Rp)
3. Tekan enter isi saldo awal berikutnya
4. Klik Ok
5. Klik modul account klik account list untuk mengaktifkan kotak dialog, maka tampil keseluruhan saldo awal.
6. Klik close

2. 9.2 Saldo Awal Piutang Dagang
1. Klik menu setup, balances, customer opening balance
2. Kemudian pilih dan klik satu pelanggan, lalu klik tombol add sale
3. Selanjutnya tekan tab untuk sampai pada kolom date dan totalincluding tax isilah bagian kolom tersebut
4. Pastikan kode pajak adalah N-T, jika tidak klik drop down select from list pilih N-T use tax code
5. Klik record
6. Lalu kitaberada pada kotak customer opening balance klik option customer summary
7. Lakukan langkah tasi untuk pelanggan lainnya.
8. Klik Ok
9. Klik close

2. 9.3 Saldo Awal Hutang Dagang
1. Pada jendela command center. Klik menu setup, balance, supplier opening balance
2. Kemudian pilih dan klik salah satu pemasok, klik tombol add purchase
3. Selanjutnya klik tab untuk sampai pada kolom date dan tab totalincluding tas, maka masukkan data sesuai dengan informasi
4. Pastikan tax code dalam keadaan N-T
5. Lalu klik tombol record
6. Selanjutnya semua data pemasok dimasukkan dengan cara tadi.
7. Apabila telah selesai klik OK
8. Klik close

Berikutnya langkah-langkah dalam mencatat pembelian sebagai berikut:
1. Buka program Myob
2. Klik modul purchase
3. Klik tab enter purchase
4. Klik bill untuk membuat faktur pembelian
5. lalu klik tombol layout
6. Klik tombol item, klik ok. Kemudian dialog purchase – new item akan tampil
7. Lalu tekan tab pilih nama pemasok, klik tombol use supplier
8. Kosongkan kotak periksa tax inclusive
9. Alamat perusahaan secara default telah tampi pada drop down ship to
10. Klik kotak purchase #, masukkan nomor pembelian tidak lebih dari 8 karakter, tekan tab
11. Untuk kolom date isilah tanggal
12. Masukkan nomor faktur penjualan pada kolom supplier Inv # misal 2585 tekan tab
13. Masukkan jumlah barang received
14. Kosongkan backorder, tekan tab 2 kali
15. Kotak dialog select from list akan tampilkan pilih stopmap klik tombol use item
16. Nama barang akan tmapil, klik tab
17. Masukkan harga beli,kosomngkan disc, job
18. Hasilnya akan nampak pada layar
19. Jika pembayaran telah dilakukan baik uang muka maupun pelunasan dapat anda masukkan dalam kolom paid today.



3. 4 Mencatat Pembelian Berulang

1. Setelah Anda mencatat transaksi pemebelian, kotak dialog purchases-new item klik tombol save recurring
2. Myob akan tampil kotak dialog save recurring template
3. Masukkan nama transaksi pada kotak name
4. Masukkan frekuensi penjualan
5. Masukkan tanggal untuk menggunakan transaksi ini
6. Terakhir tekan save template
7. Klik record

3. 5 Use Recurring

1. Dalam kotak purchases – new item klik use recurring
2. Pencatatan transaksi pembelian berulang yang dicatat akan tmapil
3. Klik use recurring
4. Klik record
5. Cancel
6. Close

3. 6 Mencatat Retur Pembelian
1. Dalam modul purchases register untuk mengaktifkan kotak dialog purchases register
2. Klik tab Return & debits, dann klik tombol new purchases, untuk memasukkan transaksi retur pembelian
3. Selanjutnya dalam kotak dialog purchases – new item, tekan tombol tab pilih supllier, pada kotak dialog select from list, klik supplier
4. Atur format layout menjadi item
5. Klik kolom purchase #, isi R-001 tekan tab
6. Pada kolom date isi sesuai soal
7. Kolom received isi sesuaisoal
8. Selanjutnya pilih item sesuai soal pada kotak dialog select from list klik tombol use item
9. Langkah terakhir klik record
10. Klik cancel
11. Close

3. 7 Mencatat Pembayaran Hutang

1. Modul purchases klik tab pay bills
2. Dalam tombol drop down pay from account, secara default myob telah menampilkan pembayaran hutang sesuai dengan pengisian awal.
3. Klik drop down supplier pilih nama pemasok klik use supplier
4. Selanjutnya tampil kotak konfirmasi lalu klik cancel
5. Status hutang pemasok akna tampil
6. Lalu klik kolom date isi sesuai soal
7. Klik kolom amount ketik sesuai soal, kemudian klik amount applied maka nilai tadi akan tampil lagi pada kolom finance chage akan kosong dan total applied terisi
8. Klik record
9. Tampil konfirmasi klik cancel

3. 8 Menampilkan, Memperbaiki, dan Menghapus Jurnal Transaksi

Menampilkan Jurnal Transaksi
1. Klik tab transaction journal
2. Untuk menampilkan jurnal transaksi pembelian, pastikan anda berada pada tab purchases selanjutnya dalamkolom date isi 01/01.05, tekan tab pada kolom to isi 31/01/05, lalu tekan tab
3. Maka akan tampil seluruh transaksi
4. Klik close
Memperbaiki Jurnal Transaksi
1. Pastikan kotak dialog transaction journal aktif
2. Klik zoom pada jurnal yang akan diperbaiki
3. Kotak purchases-edit item tampil
4. Klik Ok

Menghapus Jurnal Transaksi
1. Pastikan kotak dialog transaction journal aktif
2. Selanjutnya klik zoom
3. Setelah kotak dialog purchases-edit item tampil klik menu edit, delete purchases
4. Close

Demikianlah langkah-langkah dalam mengoperasikan salah satu program software akuntansi.

KESIMPULAN
Program akuntansi dalam sistem akuntansi komputer sangat bermanfaat bagi perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang administrasi, akuntansi dan keuangan secara umum. Selain itu sistem akuntansi dengan komputer ini dapat bekerja lebih cepat dan cermat sehingga pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat juga kesalahan dapat dihindari. Dengan ini tentunya perusahaan dapat mencapai tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi.


DAFTAR PUSTAKA

Bodnar H. George, William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Kedelapan,Jilid 2. Jakarta:PT.Indeks Kelompok Gramedia.
Jusup, Al.Haryono. 2005. Dasar-dasar Akuntansi Jilid 1 Edisi 6. Yogyakarta:BP STIE YKPN
Wilkinson, Joseph W.,Marianus Sinaga. 1995. Sistem Akuntansi dan Informasi Jilid 1 Edisi Kedua. Jakarta:Erlangga.
www.kuliah.dinus.ac.id
www.masprim.wordpress.com